– R. Entrada de correo:

El registro de entrada de correo es un historial o seguimiento de los correos que van llegando, cada correo tiene su número de orden de entrada y una serie de campos para identificarlo mejor, el hecho de tendré un registro de todos los correos entrantes facilita la organización de la mensajería y evita perder documentos.

Si clicamos a “Nuevo registro” nos abrirá una ventana como esta:

Veremos ciertos campos a llenar:

• Número de orden de entrada (número asignado al correo, se elige automáticamente).
• Fecha de llegada del correo.
• Procedencia.
• Remitente.
• Referencia.
• Extracto del contenido (una frase que resume el contenido del correo).
• Observaciones (en caso de ser necesarias).
• Entregado a (persona a quien le ha sido entregado el correo).

Además debajo nos aparecerá un listado de archivos de entrada de correspondencia.

Una vez llenada la información se nos da la opción o bien de “Guardar” o bien de “Guardar y sellar” si clicamos a guardar se archivará el nuevo registro, en cambio si clicamos a guardar y sellar además de guardarse nos permitirá imprimir el sello con la información básica del correo.

En caso de querer cerrar la ventana inicial del nuevo registro tendremos que hacer clic al botón situado a la derecha, parte inferior denominado “Cancelar”.

Volviendo a la página de registro de correspondencia veremos la columna indicada como “Acciones” donde encontraremos el icono de “Ver datos” y la de “Editar datos”, entraremos a la de “Ver datos”.

Se nos abrirá una ventana con los datos del registro que hemos elegido, como podemos ver los campos *continuan siendo los mismos que a “Nuevo registro” a excepción de que ahora tendremos el botón “Sellar” que nos permitirá imprimir el sello de este correo, es decir, su información básica y también tendremos los botones “Editar” y “Cerrar”.

Clicaremos a “Editar” y nos traerá a la ventana asignada a la columna acciones con este mismo nombre.

Aquí podremos visualizar y modificar el siguiente:

Cómo podemos ver se trata de la misma información con la diferencia de que ahora nos permite editarla o incluso eliminarla clicando al botón “Eliminar”.

Volveremos al listado de la página inicial de registro de entrada, aquí veremos que además de la columna de acciones tenemos 8 columnas más:

• Número de orden de entrada.
• Fecha de llegada.
• Procedencia.
• Remitente.
• Ref (tipo de documento), es decir, si se trata de una factura, una carta, un recibo…
• Extracto del contenido.
• Entregado a.
• Observaciones.

Las opciones son las mismas que ya hemos visto a los *panels de nuevo registro y acciones, a diferencia de que aquí veremos especificado de qué tipo de documento se trata (documentación, carta, recibido…).