El registre d'entrada de correu és un historial o seguiment dels correus que van arribant, cada correu té el seu número d'ordre d'entrada i una sèrie de camps per identificar-lo millor, el fet de tindré un registre de tots els correus entrants facilita la organització de la missatgeria i evita perdre documents.

 

 

Si cliquem a “Nou registre” ens obrirà una finestra com aquesta:

 

 

Veurem certs camps a omplir:

 

• Número d'orde d'entrada (número assignat al correu, es tria automàticament).

• Data d'arribada del correu.

• Procedència.

• Remitent.

• Referència.

• Extracte del contingut (una frase que resumeix el contingut del correu).

• Observacions (en cas de ser necessàries).

• Entregat a (persona a qui li ha sigut entregat el correu).

 

A més sota ens apareixerà un llistat d'arxius d'entrada de correspondència.

 

Una vegada omplerta la informació se'ns dóna l'opció o bé de “Guardar” o bé de “Guardar i segellar” si cliquem a guardar s'arxivarà el nou registre, en canvi si cliquem a guardar i segellar a més de guardar-se ens permetrà imprimir el segell amb la informació bàsica del correu.

 

 

En cas de voler tancar la finestra inicial del nou registre haurem de fer clic al botó situat a la dreta, part inferior anomenat “Cancel·lar”.

 

Tornant a la pàgina de registre de correspondència veurem la columna indicada com “Accions” on trobarem la icona de “Veure dades” i la de “Editar dades”, entrarem a la de “Veure dades”.

 

 

Se'ns obrirà una finestra amb les dades del registre que hem triat, com podem veure els camps continuan sent els mateixos que a “Nou registre” a excepció de que ara tindrem el botó “Segellar” que ens permetrà imprimir el segell d'aquest correu, és a dir, la seva informació bàsica i també tindrem els botons “Editar” i “Tancar”.

 

Clicarem a “Editar” i ens portarà a la finestra assignada a la columna accions amb aquest mateix nom.

 

Aquí podrem visualitzar i modificar el següent:

 

 

 

Com podem veure es tracta de la mateixa informació amb la diferencia de que ara ens permet editar-la o fins i tot eliminar-la clicant al botó “Eliminar”.

 

Tornarem al llistat de la pàgina inicial de registre d'entrada, aquí veurem que a més de la columna d'accions tenim 8 columnes més:

 

• Número de orde d'entrada.

• Data d'arribada.

• Procedència.

• Remitent.

• Ref (tipus de document), és a dir, si es tracta d'una factura, una carta, un rebut…

• Extracte del contingut.

• Entregat a.

• Observacions.

 

Les opcions són les mateixes que ja hem vist als panels de nou registre i accions, a diferencia de que aquí veurem especificat de quin tipus de document es tracta (documentació, carta, rebut…).