– R. Entrada de correu:

 

El registre d'entrada de correu és un historial o seguiment dels correus que van arribant, cada correu té el seu número d'ordre d'entrada i una sèrie de camps per identificar-lo millor, el fet de tindré un registre de tots els correus entrants facilita la organització de la missatgeria i evita perdre documents.

 

 

Si cliquem a “Nou registre” ens obrirà una finestra com aquesta:

 

 

Veurem certs camps a omplir:

 

• Número d'orde d'entrada (número assignat al correu, es tria automàticament).

• Data d'arribada del correu.

• Procedència.

• Remitent.

• Referència.

• Extracte del contingut (una frase que resumeix el contingut del correu).

• Observacions (en cas de ser necessàries).

• Entregat a (persona a qui li ha sigut entregat el correu).

 

A més sota ens apareixerà un llistat d'arxius d'entrada de correspondència.

 

Una vegada omplerta la informació se'ns dóna l'opció o bé de “Guardar” o bé de “Guardar i segellar” si cliquem a guardar s'arxivarà el nou registre, en canvi si cliquem a guardar i segellar a més de guardar-se ens permetrà imprimir el segell amb la informació bàsica del correu.

 

 

En cas de voler tancar la finestra inicial del nou registre haurem de fer clic al botó situat a la dreta, part inferior anomenat “Cancel·lar”.

 

Tornant a la pàgina de registre de correspondència veurem la columna indicada com “Accions” on trobarem la icona de “Veure dades” i la de “Editar dades”, entrarem a la de “Veure dades”.

 

 

Se'ns obrirà una finestra amb les dades del registre que hem triat, com podem veure els camps continuan sent els mateixos que a “Nou registre” a excepció de que ara tindrem el botó “Segellar” que ens permetrà imprimir el segell d'aquest correu, és a dir, la seva informació bàsica i també tindrem els botons “Editar” i “Tancar”.

 

Clicarem a “Editar” i ens portarà a la finestra assignada a la columna accions amb aquest mateix nom.

 

Aquí podrem visualitzar i modificar el següent:

 

 

 

Com podem veure es tracta de la mateixa informació amb la diferencia de que ara ens permet editar-la o fins i tot eliminar-la clicant al botó “Eliminar”.

 

Tornarem al llistat de la pàgina inicial de registre d'entrada, aquí veurem que a més de la columna d'accions tenim 8 columnes més:

 

• Número de orde d'entrada.

• Data d'arribada.

• Procedència.

• Remitent.

• Ref (tipus de document), és a dir, si es tracta d'una factura, una carta, un rebut…

• Extracte del contingut.

• Entregat a.

• Observacions.

 

Les opcions són les mateixes que ja hem vist als panels de nou registre i accions, a diferencia de que aquí veurem especificat de quin tipus de document es tracta (documentació, carta, rebut…).

 

 

– R. Sortida de correu:

 

El correu de sortida funciona de la mateixa manera que el d'entrada però amb els documents que són enviats, no rebuts.

 

 

Per tant si fem clic a “Nou registre” se'ns obrirà una finestra com aquesta:
 

 

Aquí les dades a omplir seran:

 

• Número de ordre de sortida.

• Data de sortida.

• Destí.

• Destinatari.

• Referència.

• Extracte del contingut.

• Observacions.

• Enviat per.

 

El funcionament dels botons “Guardar” i “ Guardar i segellar” serà el mateix que a “R. Entrada de correu”.

 

Tornant a la pàgina inicial trobarem la columna d'accions on veurem les icones de “Veure dades” i “Editar dades” clicarem a “Veure dades”:

 

 

A veure dades visualitzarem les dades de la documentació triada, aquestes dades són les mateixes que ompliríem al crear un nou registre de sortida, i el funcionament de veure dades i editar és el mateix que a “R.Sortida de correu”.

 

Les columnes restants d'accions són:

 

• Número de ordre de sortida.

• Data de sortida.

• Destí.

• Destinatari.

• Ref (Tipus de document).

• Extracte del contingut.

• Enviar per.

• Observacions.

 

 

– R. Entrada de fax:

 

El registre d'entrada de fax funciona de la mateixa manera que els registres de correu amb l'única diferencia de que en aquest cas la missatgeria que es fa servir és el fax.

 

 

Clicarem a “Nou registre”:

 

 

Els camps a omplir són:

 

• Número de ordre d'entrada.

• Data d'arribada.

• Procedència.

• Remitent.

• Referència.

• Extracte del contingut.

• Observacions.

• Entregat a.

 

Els botons seguiran sent els mateixos, quan cliquem a “Guardar i segellar” se'ns imprimirà un segell com a registre de correu però en aquest cas referent al fax:

 

 

Si ens situem a “Accions” i entrem a “Veure dades”:

 

 

Aquí trobarem les dades relacionades amb el fax, és a dir:

 

• Id (nombre corresponent al fax)

• Data.

• Procedència.

• Remitent.

• Ref (Tipus de document).

• Extracte del contingut.

• Entregat a.

• Observacions.

 

També trobarem el botó de “Segellar” que ens permetrà imprimir el segell al document.

 

Sota veurem els botons “Tancar” per tancar finestra i “Editar” per modificar les dades. Clicarem a “Editar”

 

 

A editar podrem modificar la informació del document triat i també podrem eliminar-lo clicant a “Eliminar”.

 

Si volem guardar canvis haurem de fer clic a “Guardar” i si volem tancar finestra clicarem “Cancel·lar”.

 

Tornant a la pàgina inicial de registre d'entrada de fax, veurem que a més de la columna d'accions hi han les columnes de:

 

• Número de ordre d'entrada.

• Data d'arribada.

• Procedència.

• Remitent.

• Ref(Tipus de document).

• Extracte del contingut.

• Entregat a.

• Observacions.

 

 

– R. Sortida de fax:

 

 

Veurem un llistat de registres dels fax que han sigut enviats, és a dir, dels fax de sortida. El funcionament continua essent el mateix que als registres anteriors.

 

Clicarem a “Nou registre”:

 

 

Aquí haurem d'omplir les dades demanades:

 

• Número de ordre de sortida.

• Data de sortida.

• Destí.

• Destinatari.

• Referència.

• Extracte del contingut.

• Observacions.

• Enviat per.

 

I tornarem a tindré els botons “Guardar” per crear el registre i “Guardar i segellar” per imprimir el segell, a més de guardar. Si cliquem a “Cancel·lar” tancarem el nou registre sense guardar. “Veure dades” i “Editar dades” funcionen de la mateixa manera que al registre de sortida de correu.

 

Les columnes restants d'accions a la pàgina “R.Sortida de fax” són les mateixes que els camps a emplenar a “Nou registre”.